1- در نوع ثابت مکان, مکان هر فیلد در رکورد ثابت بوده و بنابراین نیازی به ذخیره سازی اسم صفت خاصه در مقدار آن نیست. در این ساختار معمولاً تعداد فیلدها و طول هر کدام از آنها در تمام نمونه های رکورد ثابت است.
مثال :
در نوع غیر ثابت مکان، در هر نمونه هم اسم صفت خاصه و هم مقدار آن ذخیره می گردد. مکان فیلد در رکورد ثابت نمی باشد. تعداد فیلدها و طول آنها نیز ممکن است در رکورد های مختلف متفاوت باشد. فرم کلی این رکوردها به صورت زیر است :
A1=V1 , A2=V2 , ....
Ai اسم صفت خاصه و Vi مقدار صفت خاصه است مثل :
نام=علی ، فامیلی=کریمی ، رشته=برق
نام=حسین ، رشته=فیزیک
از یک جنبه دیگر رکوردها را می توان به دو دسته کلی با طول ثابت و طول متغیر تقسیم بندی کرد. در حالت کلی در هر دو ساختار ثابت مکان و غیر ثابت مکان، طول رکورد می تواند ثابت یا متغیر باشد ولی اغلب در نوع اول ثابت و در نوع دوم متغیر است.
علل متغیر شدن طول رکورد عبارتند از :
1- طول بعضی فیلدها ( مثل آدرس ) ممکن است متغیر باشد.
2- تعداد فیلدهای نمونه های مختلف یک نوع موجودیت ممکن است متغیر باشد.
3- به علت فقره اطلاع تکرار شونده یا گروه اطلاع تکرارشونده به عبارتی دیگر ممکن است صفت خاصه ساده یا مرکب چند مقداری باشد.
3- رکورد فیزیکی یا رکورد ذخیره شده ( Stored Record )
رکورد فیزیکی هنگام ذخیره شدن رکورد در سطح حافظه جانبی ( مثل دیسک ) ذخیره می شود و ممکن است اطلاعات دیگری نیز به آن اضافه شود و یا ساختار آن قدری تغییر کند. معمولاً رکورد ذخیره شده ( فیزیکی ) دارای دو بخش مجزای داده ای و کنترلی می باشد. به بخش کنترلی بخش پیشوندی، بخش غیر داده ای یا Meta Section نیز می گویند. بخش کنترلی اغلب توسط سیستم فایل استفاده شده و از دید برنامه مخفی است.
اغلب در بخش کنترلی اطلاعات زیر ذخیره می شود :
1- طول رکورد ، 2- نوع رکورد ، 3- اشاره گرها ، 4- پرچمهای ( Flags ) عملیاتی و حفاظتی ، 5- اطلاعات خاص برای بعضی ساختارها
کلید ( Key ) :
صفت خاصه یا ترکیبی از چند صفت خاصه که در تمام نمونه های مختلف یک مجودیت, مقدار یکتایی داشته باشد را کلید گویند. طول کلید حتی الامکان باید کوتاه باشد. یک فایل ممکن است چند کلید داشته باشد. آن کلیدی که طول کوتاه داشته باشد و از نظر برنامه نویس مهم باشد را کلید اصلی ( Primary Key ) و بقیه را کلید ثانوی ( Secondary Key ) گویند.
